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Os 10 Mandamentos do Síndico de Sucesso

19/02/2021 - 10:12 - Fonte: sindiconet.com.br

A função de síndico requer muitas habilidades diferentes, e é bastante complexa. Por isso, é preciso ter os procedimentos e ferramentas adequados.
 
Para ajudar nesta tarefa, vai aqui um resumo de observações colhidas ao longo dos últimos anos, a partir dos acertos e dos erros relatados por síndicos, condôminos e profissionais da área.
 
Os 10 Mandamentos
• Limitar o desgaste;
• Dividir funções e responsabilidades;
• Conhecer a legislação;
• Organização;
• Perceber as demandas;
• Autoridade sem autoritarismo;
• Conhecer bem o condomínio;
• Agir com criatividade;
• Nunca descuidar da manutenção;
• Boa estratégia de comunicação;
 
1) LIMITAR O DESGASTE
É essencial limitar horários para sua atuação, orientando inclusive o zelador e os porteiros a não dirigir reclamações por interfone. Em assembleias, ou quando surgem problemas de convivência no dia-a-dia, não tomar parte em discussões nem alimentá-las.
 
Dicas:
 
É preferível enviar por escrito advertências e avisos de multa por infração ao Regulamento.
Não receber reclamações por telefone ou interfone. Deixe um livro de sugestões e críticas com o zelador, e oriente-o a aconselhar os condôminos a registrar suas queixas, e avisá-lo das ocorrências.
Estipule e deixe claro horários e formas de atendimento aos condôminos 
Discussões agressivas em assembleias devem ser esvaziadas. O presidente da mesa deve encaminhar a questão em conflito rapidamente para votação, e os discordantes da decisão devem ter seu protesto registrado em ata.
 
 
2) DIVIDIR FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES
É sempre conveniente limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando com a Corteze administradora de condomínio.
 
Por outro lado, dividir responsabilidades e funções é dividir poder, ou seja, envolver os condôminos na gestão da coisa comum. Decisões importantes devem ser tomadas pela assembleia. O síndico é o Poder Executivo do condomínio, ou seja, ele executa o que todos determinaram.  Assim, o síndico não será "crucificado" caso aconteça algum problema.
 
Dicas:
 
Estimule a criação de comissões de condôminos para assuntos específicos, como obras, segurança, lazer etc. A comissão fará a triagem do que é preciso ser feito, levantamento de materiais, orçamentos, para que a assembleia faça a escolha com mais respaldo.
Envolva o conselho e o subsíndico na administração, realizando reuniões a cada semana, 15 dias ou no máximo 1 mês.
 
 
3) CONHECER A LEGISLAÇÃO
Tudo o que o síndico faz tem de estar respaldado pelas leis e pela Convenção Condominial. Deveria ser o primeiro ato de uma gestão uma leitura atenta destes textos, que não são muitos. Eles já trazem pronta a solução para os principais conflitos que podem ocorrer. Basta aplicar corretamente.
 
Dicas:
 
Tenha sempre uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno do seu condomínio.
A legislação que rege a vida condominial está praticamente toda em um capítulo do Código Civil, que você pode acessar facilmente aqui no portal SíndicoNet, bem como outros textos legais necessários.
 
 
4) ORGANIZAÇÃO
O síndico não pode ser "inimigo dos papéis". Os condomínios necessitam muita documentação que necessita, legalmente, ser arquivada: notas fiscais, documentação trabalhista, atas de assembleias.
 
Como também é preciso controlar muitos setores simultaneamente (segurança, inadimplência, funcionários etc.), é aconselhável ter planilhas onde se registre o andamento de cada questão pendente.
 
Além disso, para lidar com o dinheiro comum (e depois, como exige a lei, prestar contas anualmente), é preciso saber exatamente o que está sendo gasto em quê, e ter uma previsão orçamentária. 
 
Dicas:
 
Mantenha o hábito de arquivar um documento assim que recebê-lo
Controle os setores do condomínio com planilhas em Excel, de fácil manejo e muito úteis, dividindo-as por tópicos (manutenção, funcionários, previsão orçamentária, inadimplência, demonstrativo financeiro etc.)
 
 
5) PERCEBER AS DEMANDAS
É importante ter uma percepção concreta do que os condôminos pensam sobre os serviços do condomínio, sobre o que eles desejam de melhorias, o que não está sendo feito e é necessário.
 
Dica:
 
Realizar uma pesquisa de opinião com os condôminos. O SíndicoNet tem um modelo pronto para uso.
 
6) AUTORIDADE SEM AUTORITARISMO
O síndico "linha dura" sempre acaba criando mais descontentamento do que ordem. É preciso fazer os condôminos cumprirem o que é determinado pelas leis e pela Convenção e o Regulamento Interno, é claro, além das decisões soberanas da assembleia. Mas o síndico não deve criar regras, apenas executá-las, deixando isso claro para a comunidade condominial
 
Dicas:
 
Afixar cópia do Regimento Interno em área social
Enviar comunicados das decisões da assembleia para todos os condôminos, em até 1 semana.
 
 
7) CONHECER BEM O CONDOMÍNIO
Isso inclui os funcionários, a estrutura da edificação, e os condôminos. Dicas:
 
Faça uma inspeção na edificação, acompanhado pelo zelador, pelo menos uma vez por mês. Assim você poderá visualizar a situação em cada andar, no topo do edifício, na sala de máquinas etc.
Converse com os funcionários sempre que possível, para saber do andamento de seus trabalhos, problemas com condôminos e outros funcionários.
Mantenha um cadastro de moradores.
 
 
8) AGIR COM CRIATIVIDADE
Tente descobrir soluções a partir das condições do condomínio. Em condomínios com muitas crianças, é possível envolvê-las em uma campanha de reciclagem, por exemplo; em condomínios com muitos idosos, organizar ações para a terceira idade em áreas comuns pode ser muito estimulante para esses moradores.
 
Dicas:
 
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9) NUNCA DESCUIDAR DA MANUTENÇÃO
O jardim é um caso claro: quando o condomínio não contrata por muito tempo uma empresa de paisagismo ou um jardineiro para a manutenção, acaba gastando muito mais, porque vai ter de reformar todo o jardim. O mesmo acontece com os equipamentos e a estrutura do condomínio, como: tubulações, elevadores, portões, lajes, pára-raios, infiltrações, trincas, sistema de segurança, etc. 
 
Dica:
 
Ter contratos de manutenção com empresas especializadas: interfones, bombas d'água, elevadores, portões eletrônicos.
Evite desperdícios e gastos equivocados. Muitas obras e/ou manutenções são mal dimensionadas e acabam por apenas camuflar um problema, gerando um gastgo maior no futuro.
 
 
10) BOA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO
Não basta ser eficiente e honesto, é preciso que os condôminos sejam lembrados disso. Os síndicos devem comunicar-se sempre com os condôminos, mostrando o que está sendo realizado e o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio. 
 
É importante se comunicar com muita clareza, desde o recadinho de duas frases afixado no elevador até, eventualmente, o jornal do condomínio.
 
Dica:
 
Enviar balancete mensal. Consultar os condôminos para verificar se estão entendendo as informações.
Discutir com o conselho e o subsíndico as mensagens a serem afixadas ou enviadas para os condôminos, com o intuito de ser o mais claro e objetivo possível, evitando qualquer mal-entendido.